[ETS MPPL] Studi Kelayakan

Nama    : Destiana Nurliasari
NRP       : 5114100148
Kelas     : B
Sekolah : SMAN 1 Sooko
url          : SMAN 1 Sooko

Versi Dokumen:



Versi Web:

STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI APLIKASI PENDIDIKAN PPDB BERBASIS ONLINE

PADA SMAN 1 SOOKO


I. Pendahuluan

A. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan aktifitas pendidikan yang terjadi di SMAN 1 Sooko, masih mengguna metode manual yaitu menggunakan kertas dalam laporan-laporannya, seperti laporan hasil belajar siswa, laporan kegiatan ekstrakurikuler dan laporan-laporan lainnya. Laporan tersebut dibuat pada komputer dan dicetak pada kertas. Sehingga kemungkinan untuk laporan tersebut hilang cukup besar.
Meski aktifitas pendidikan masih menggunakan sistem manual, proses penerimaan peserta didik baru (PPDB) telah dilakukan secara online pada SMAN 1 Sooko. Tetapi PPDB tersebut tidak berjalan sepenuhnya secara online, hanya pada proses pendaftaran yang dapat dilakukan online pada sistem PPDB yang dimiliki oleh SMAN 1 Sooko. Sedangkan tahap-tahap selanjutnya dilakukan secara manual, seperti tahap verifikasi data peserta didik baru, daftar ulang, test psikologi dan potensi akademik.
B.  Lingkungan Implementasi
Implementasi dari sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB berbasis online ini akan dilakukan pada lingkungan SMAN 1 Sooko.

II. Bahan dan Metode

A. Konsep Dasar
1. Sistem
Sistem infromasi adalah sebuah sistem yang menyediakan informasi yang telah dikelolah sehingga bermanfaat bagi penggunanya. Tujuan dari sistem informasi sendiri adalah mengumpulkan data, mengolah data, dan menghasilkan informasi bagi sebuah organisasi atau perusahaan dan melayani aktifitas dari organisai  agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB
Sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB atau SIAP PPDB adalah sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi penerimaan peserta didik baru. Mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi hingga pengumuman hasil seleksi yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata.
3. Studi Kelayakan
Studi kelayakan adalah kegiatan menganalisa, mengkaji dan menelilti berbagai aspek tertentu suatu gagasan usaha/proyek yang akan dilaksanakan atau telah dilaksanakan, sehingga memberi gambaran layak (feasible-go) atau tidak layak (no feasible-no go) suatu gagasan usaha/proyek apabila ditinjau dari manfaat yang dihasilkan (benefit) dari proyek/gagasan usaha tersebut baik dari sudut manfaat finansial maupun manfaat sosial (Iwan Mardi, 2003).
B. Faktor Kelayakan
1. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mengevaluasi tentang kemampuan teknologi dan kompetensi teknik  yang telah ada untuk mengembangkan dan megimplementasikan sistem yang diusulkan atau diperlukanan teknologi baru dalam penggunaanya.
2. Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi mengevaluasi tentang dana yang tersedia dapat mendukung biaya yang diestimasi dari sistem yang diusulkan dan keuntungan dari sistem yang diusulkan akan sesuai dengan dana yang dikeluarkan untuk sistem.
3. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum berfokus pada apakah sistem yang dikembangkan dan diimplementasikan sesuai dengan hukum yang ada.
4. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional mengevaluasi prosedur dan sumber daya yang ada dapat mengoperasikan dengan baik sistem yang dikembangkan.
5. Kelayakan Jadwal
Kelayakan jadwal menentukan batas waktu dari pengembangan sistem.

III. Hasil dan Pembahasan

A. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik berfokus pada kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan untuk pengimplementasian SIAP PPDB pada SMAN 1 Sooko. Sistem informasi aplikasi pendidikan ini berbasis web yang digunakan untuk membantu penerimaan peserta didik baru, sehingga membutuhkan kelayakan teknik yang baik.
1. Kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan dan infrastruktur. 
a. Perangkat keras
Kebutuhan perangkat keras sebagai untuk server menjadi tanggung jawab pihak penyedia layanan yaitu pihak TELKOM. SMAN 1 Sooko hanya perlu menyediakan komputer yang dapat tersambung dengan internet untuk pihak administrasi dari penerimaan peserta didik baru agar dapat mengakses aplikasi SIAP PPDB. Peserta didik baru dapat mengakses SIAP PPDB dari laptop atau komputer pribadi.
b. Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pengembangan menjadi tanggung jawab pihak penyedia layanan SIAP PPDB yaitu pihak TELKOM. Hanya aplikasi web browser yang harus dimiliki pada komputer SMAN 1 Sooko untuk dapat mengakses SIAP PPDB.
Aplikasi yang dibutuhkan dalam proses administrasi dari penerimaan peserta didik baru:
c. Perangkat Jaringan
Untuk perangkat jaringan menjadi tanggung jawab pihak penyedia layanan SIAP PPDB yaitu pihak TELKOM.
d. Infrastruktur
Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktifitas termasuk aktifitas pendidikan dan penerimaan peserta didik baru. Adapun Infrastruktur yang ada pada SMAN 1 Sooko yaitu:
SMAN 1 Sooko memiliki infrastruktur yang cukup memadai, tetapi belum digunakan dengan sepenuhnya beberapa infrastrukstur dengan baik seperti webiste sekolah yang tidak begitu tertata dengan rapi.
Menilai Kelayakan Teknik
Sistem PPDB berbasis online yang telah digunakan pada website sekolah hanya mencakup awal dari proses penerimaan peserta didik baru. Dimana teknologi baru pada SIAP PPDB menggunakan rancangan yang lebih baik. Dan kebutuhan mendasar teknologi pada infrastruktur cukup memenuhi untuk diimplementasikannya sistem baru yaitu SIAP PPDB. Maka diberikan nilai 8.5 untuk kelayakan teknik berdasarkan perwakilan user.
B. Kelayakan Ekonomi
Perpindahan dari sistem lama menuju sistem baru tentunya membutuhkan dana yang tidak sedikit, dana ini diperlukan untuk berlangsungnya sistem baru yang akan diimplementasikan. Sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam perpindahan dari sistem lama menuju sistem baru sebagai bentuk investasi untuk kedepannya.
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat (cost benenefit analysis). adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “lebih besar“ dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek.
Analisa Biaya dan Manfaat
Untuk melakukan analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat.
1. Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan implementasi sistem ini yaitu:
Biaya pelatihan, sosialisasi dan operasional selama proses persiapan hingga pelaksanaan SIAP PPDB ditanggung oleh pihak Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten setempat.
2. Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Keuntungan berwujud (tangible benefit)
Adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain :
1. Pengurangan biaya operasi
2. Pengurangan biaya lembur
3. Pengurangan biaya perlengkapan
b. Keutungan tak berwujud (intangible benefit)
Adalah keuntungan yang sulit atau tidak mugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara lain :
1. Keandalan dan ketersediaan sistem
2. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
3.Peningkatan kepuasan peserta didik, guru, dan pegawainya
Menilai Kelayakan Ekonomi
Tidak adanya data tentang dana yang lengkap untuk pengeluaran SMAN 1 Sooko pada sistem sebelumnya maupun dana yang dianggarkan, maka tidak bisa dilakukan penilaian kelayakan ekonomi menggunakan metode yang ada seperti: metode periode pengembalian (Payback Period), metode pengembalian investasi (Return on Investment), dan metode nilai bersih sekarang (Net Present Value). Sehingga menilai kelayakan ekonomi didasarkan hanya pada komponen biaya dan komponen manfaat yang didapatkan dari biaya yang dikeluarkan untuk pembelian lisensi SIAP PPDB sebesar Rp. 4.950.000,- dimana SMAN 1 Sooko tidak menganggung biaya ini. Berdasarkan hal tersebut maka diberikan nilai 9.0.
C. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum dimana sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan pada SMAN 1 Sooko. SIAP PPDB yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada dan sesuai dengan peraturan kementrian pendidikan dan budaya. SIAP PPDB telah digunakan diberbagai sekolah di Indonesia yang membukti perijinan penggunaan sistem ini telah sesuai hukum yang ada. Dan pada aplikasi digunakan yang bersifat open source yang berarti bawha secara hukum aplikasi tersebut adalah legal. Sedangkan aplikasi pendukung yang digunakan saat ini legal jika aplikasi tersebut memiliki lisensi atau jika aplikasi yang digunakan original atau bukan bajakan. Adapun rincian aplikasi secara hukum tersebut:
Menilai Kelayakan Hukum
Karena sistem pada SIAP PPDB yang dirancang meliputi data-data yang disetujui pihak sekolah dan penyedia yaitu TELKOM. Sehingga sistem yang dikembangkan dapat dijaga dari malfungsi atau kesalahan lainnya yang dipertanggung jawabkan oleh pihak TELKOM. Maka nilai yang diberikan adalah 9.0.
D. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
1. Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.
2. Information (informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir.
3. Economy (ekonomi) untuk mengetahui apakah siystem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan
4. Control (pengendalian) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan kontrol (pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data.
5. Efficiency (efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses.
6. Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan.
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem bersifat global  dan banyak pengguna, sehingga peralihan dari sistem lama menjadi sistem baru memerlukan proses. Dan beberapa pengguna perlu untuk dilakukan pelatihan ulang terhadap sistem. Maka hasil penilaian adalah 7.8.
E. Kelayakan Jadwal
Kelayakan jadwal digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. SIAP PPDB adalah sebuah sistem yang telah dikembangkan sehingga batas waktu yang diperlukan adalah untuk implementasi dan pelatihan. Dimana batas waktu tersebut ditentukan oleh pihak telkom dan dinas pendidikan kota/kabupaten Mojokerto.
Menilai Kelayakan Jadwal
Karena tahap pengembangan telah selesai dan batas waktu implementasi dan pelatihan merupakan kesepakatan, kesalahan perkiraan menjadi kecil. Maka hasil penilaian adalah 8.4.
F. Nilai Akhir Faktor Kelayakan
Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42.7. Total score = 42.7/5 = 8.54, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK(B), dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.

IV. Kesimpulan dan Saran

A. Kesimpulan
Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB berbasis online pada SMAN 1 Sooko, maka dapat diambil kesimpulan :
  1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem informasi aplikasi pendidikan PPDB berbasis online pada SMAN 1 Sooko, maka sistem layak untuk diimplementasikan.
  2. Rekomendasi untuk SMAN 1 Sooko kedepannya adalah proses penerimaan peserta didik baru berbasis online sudah bisa diimplementasikan serta digunakan.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut:
  1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).
  2. Untuk analisa studi kelayakan selanjutnya dapat menggunakan data yang lebih lengkap didapatkan langsung dari pihak yang terkait yaitu TELKOM dan SMAN 1 Sooko dengan persetujuan pihak terkait.

V. Daftar Pustaka

http://globallavebookx.blogspot.co.id/2014/07/pengertian-studi-kelayakan-feasibility.html (diakses pada tanggal 3 april 2017)
Jogiyanto, HM. 2005, ”Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis”.Penerbit Andi, Yogyakarta.
Al Fatta, Hanif. 2007, ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”. Penerbit Andi, Yogyakarta.
Whiten, Jeffery L, dkk. 2004,“Metode Desain dan Analisis sistem edisi 6”, Penerbit Andi and McGraw-Hill Education.
Widianto, Jony, dkk. 2014, “Studi Kelayakan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada Poltekes Kemenkes Riau dengan Menggunakan Metode Kelayakan TELOS”, Penerbit Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, Riau.

Komentar

Posting Komentar